POLÍTICAS TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TE AVALO S.A.S.

POLÍTICAS TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TE AVALO S.A.S.

  1. OBJETIVO.

En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2.012, TE AVALO S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus asociados, deudores prestadores, proveedores y colaboradores, ha adoptado las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información, para garantizar que el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles se ajuste a las disposiciones legales vigentes.  Los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento serán manejados bajo estrictas políticas de seguridad, y confidencialidad.

  1. ALCANCE.

La presente política aplica:

  • Para el cumplimiento de confidencialidad de la información y el tratamiento de los datos personales por TE AVALO S.A.S
  • Inicia desde la recolección de datos del cliente, hasta el respectivo tratamiento de los mismos cumpliendo con la normatividad colombiana legal vigente.
  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO.

Todas las políticas y disposiciones contenidas en este documento se aplicarán a los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos que requieran de un tratamiento por parte de TE AVALO S.A.S El cumplimiento de esta política es de carácter obligatorio por los empleados, contratistas, proveedores y demás terceros que actúen en nombre de TE AVALO S.A.S y en caso de incumplimiento de la presente política y causar perjuicio a los titulares o TE AVALO S.A.S deberán responsabilizarse de manera contractual o laboral por los daños o afectaciones que ello se genere.

TE AVALO S.A.S es el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, que sean recolectados por su personal, por terceros a quienes hubiese encargado tal labor, o por cualquier medio electrónico que éste ponga a disposición de los Titulares para tal fin.

  1. DEFINICIONES.
  • Autorización: aprobación previa, expresa e informada del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto ordenado de datos personales que sean objeto de tratamiento de información.
  • Dato Personal: Cualquier tipo de información relacionada que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otro, lleve a cabo el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otro, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre de la Organización: TE AVALO S.A.S. Domicilio y Dirección en Calle 21 No. 8-72, Pereira / Risaralda Página Web: www.teavalo.com Correo Electrónico: datos@teavalo.com Teléfono: Línea telefónica local +57 (6) 341 32 93 – 318 305 9891.

Finalmente TE AVALO S.A.S actúa como responsable del tratamiento, mientras que también puede ser representado o por encargo del mismo o quien represente sus derechos mediante vínculos contractuales o comerciales.

  1. ANTECEDENTES NORMATIVOS
  • La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.
  • Art 15 Constitución Política: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.
  • Art 20 Constitución Política: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El acceso a los datos personales solo se permitirá a las personas directamente responsables de la información, tales como: El titular del dato, el representante autorizada por el titular o entidades con orden legal o judicial.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

  1. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros.

Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada. La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
  • Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
  • Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  1. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS.

Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Tratamiento Datos Sensibles:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

  1. DERECHO DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente TE AVALO S.A.S o frente al encargado del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a TE AVALO S.A.S del tratamiento de datos, salvo cuando no sea necesaria dicha autorización.
  • Ser informado por parte de TE AVALO S.A.S o por parte del encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo tramite de consulta o requerimiento ante TE AVALO S.A.S
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de datos personales, TE AVALO S.A.S o el encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos. 11. CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

  1. a) Autorización recolección de los datos personales: La recolección de los datos realizada por TE AVALO S.A.S deberá limitarse a aquellos datos personales que son adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente, salvo en los casos expresamente previstos por la ley.
  2. b) Autorización del titular: Para que TE AVALO S.A.S o el encargado realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular; la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
  3. c) Casos en que no es necesaria la autorización:
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

  1. d) Suministro de la información: La información solicitada a TE AVALO S.A.S podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
  2. e) Deber de informar al titular: TE AVALO S.A.S al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

TE AVALO S.A.S deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

  1. f) Personas a quienes se les puede suministrar información: Todos aquellos datos personales que hayan sido materia de tratamiento y custodia por parte de TE AVALO S.A.S podrá suministrarse a las siguientes personas:
  • A los titulares sus causahabientes o sus representantes legales.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
  1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TTRATAMIENTO.
  2. a) Deberes de los responsables del tratamiento:

En cuanto TE AVALO S.A.S asuma la responsabilidad del tratamiento de datos personales; deberá cumplir con todas las disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y cuando sea procedente.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
  1. b) Deberes de los encargados del tratamiento:

En cuanto TE AVALO S.A.S asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales; deberá cumplir con todas las disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad.

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de recibida la notificación.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
  • Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

TE AVALO S.A.S. tiene a disposición una oficina de Servicio al Cliente enfocada en la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual, el titular de la información puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización. El titular puede realizar la solicitud escrita a través de cualquiera de los siguientes mecanismos de atención al usuario, dispuestos por TE AVALO S.A.S:

  • Oficina Servicio al Cliente TE AVALO S.A.S
  • Correo físico (Calle 21 No. 8-72, Pereira / Risaralda)
  • Correo electrónico de contacto: datos@teavalo.com
  • Página Web teavalo.com

Consultas:

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en la base de datos de TE AVALO S.A.S., quien suministrará al solicitante, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

  • El titular debe enviar una solicitud escrita sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección /mail de contacto y teléfono para efectos de notificación; en caso que el titular utilice la figura de representante, este deberá adjuntar documento autenticado que acredite la representación si es el caso.
  • Para ejercer este derecho por medio de correo electrónico, el titular, su causahabiente, representante podrá formular la consulta por medio de los correos electrónicos disponibles para ello, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  • Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, representante podrá formular la consulta a través de la página www.teavalo.com ingresando al link “Contacto Electrónico” dispuesto para tal fin, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  • Para ejercer este derecho por medio físico, el titular, su causahabiente, representante podrá radicar la consulta en la Oficina de Servicio al Cliente de TE AVALO S.A.S adjuntando la información anteriormente relacionada.
  • La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquier que sea el medio utilizado para ejercer este derecho.

 

Para efectos de responder las consultas, TE AVALO S.A.S, cuenta con un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El Titular que considere que la información contenida en la base de datos de TE AVALO S.A.S, debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante TE AVALO S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:

  • El titular debe enviar una solicitud escrita sea física o electrónica, en la Oficina Principal dirigida a nombre de TE AVALO S.A.S, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. VIGENCIA.

Esta política del tratamiento de los datos personales rige desde la fecha de publicación y será aplicada por TE AVALO S.A.S. y sus encargados, en cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente.

  1. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

TE AVALO S.A.S, tendrá total libertad sobre el derecho de modificar los términos y condiciones del presente documento “Política de Tratamiento de Datos Personales TE AVALO S.A.S” siempre y cuando estas cumplan con las obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento